打工人的自我修养: 纪要 (take notes)

为什么要写纪要? 怎么做?

纪要的多重作用

以文字形式¹ 及时记录重要讨论结果, 便于所有人确认
- 面对面/语音沟通效率高, 但存在的重要问题也不少:
  - 口头表达易出现错漏之处
  - 说过不留痕²
- 文字沟通效率低, 但易于确认, 且人类已开发出多种对文字的正式确认方式(签字; 邮件…)
便于项目后续跟踪与落实
- 纪要证明某时某人某事 (flag ³)
- 后续基于纪要, 一系列的文字跟进有了良好基础.
写纪要对相关人员的能力是极佳的锻炼
- 写纪要意味着整合与思考
- 总结提炼逻辑关系是打工人组织项目的基石能力
- 纪要的审阅/沟通, 强迫所有参与者思考, 给了大家学习/思考/反馈的机会
  - 在审阅纪要的过程中, 所有参与者必须思考
  - 这种形式上脱离具体事情, 专门思考的机会, 对于一线打工人尤为重要(不在业务一线工作的管理人员的主要职责就是思考, 另谈)
  - 另一方面, 通过纪要还可以了解撰写者对项目的思考框架⁴
  - 因此, 纪要审阅过程中往往还能进一步改进/优化项目计划, 对项目本身又是一次重要的助推

已有无数商业机构对此做出大量总结, 这里仅简单提我个人常用的两个模式: 1. priority plot inbox; 2. smart goals list(后续单独文章介绍)

按照重要程度(A/B) 和紧急程度(1/2) 两个维度分为四个象限 (A1/A2/B1/B2), 留意这里主要作为 inbox, 梳理所有工作的优先级, 不一定需要分解到很细的粒度

按照 SMART principle 把项目inbox中的每一个条目分解, 组织为可行的工作列表, 便于后续跟进

最重要的, (如果不是只有自己的纪要), 征集相应人的反馈与意见.

为什么需要专人记录会议纪要? 在理想情况下, 此人不参与会议讨论, 专职记录为佳(以免个人观点影响记录, 这方面的尝试中, AI自动纪要可能是很合适的选择.) ↩
问题不只在信息传递方面, 现代社会的二元化组织模式(组织-个人)导致打工人首先需要为组织的利益考虑. 因此可能出现有主观意愿漏记/错记的情况, 此外, 人类易错的天性也始终伴随, 不可能避免. 因此从各个方面考虑, 值得对重要讨论花一些时间, 落实为文字纪要(note: the most formal version of notes is contract). ↩
值得留意的是, 对于个人来说, 纪要的长期用途非常多, 可用于对自己的工作习惯(如时间投入习惯)进行中长期的反馈分析-feedback analysis. 个人认为, 反馈分析是打工人中长期职业发展的利器, 值得大家花些时间, 至少在最重要的项目上切实统计投入与产出. ↩
而人类对于不一致的观点极其敏感(这是一个心智黑客的极佳例子…), 因此审阅纪要时, 人们往往会补充会上遗漏的各种观点. (此外, 另一种心智黑客的玩法, 是根据自己是否希望得到充分反馈, 选择最优化的沟通方式: 一个绝佳的例子是拍卖/双十一抢购.) ↩